株式会社ジャパンオフィスサプライズ

コンプライアンスについて

当社は、よりよき企業人、よりよき社会人として社会に貢献し、社会と良好な関係を築くことが大切だと考えております。情報通信サービスの普及に努め、社会から歓迎され、あってよかったと思われる企業であり続けることが必要であり、そのための企業活動の基盤となるのがコンプライアンスだと思っております。私たちは、コンプライアンスを実践し、「お客様、株主の皆様、社員、そして社会全体から信頼される企業」にしていくことを宣言いたします。

コンプライアンスの遵守事項

• お客様への誠実な対応
• 公正な取引
• 節度ある接待・贈答
• 反社会勢力などと関係遮断及びトラブル対応
• 情報の開示及び管理
• 会社財産の保護
• 守秘義務
• 適切な業務遂行・公正な意思決定
• 適正な会計処理・内部統制
• 公私の峻別
• 健全かつ安全な職場環境の維持
• 人権尊重・プライバシー保護
• セクシャル・ハラスメントの禁止
• 地球環境への配慮
• 社会貢献

個人情報保護方針

個人情報の保護について

当社では、お客様及び当社の事業活動に関わるすべての方々（株主様、役員、従業員等の当社業務従事者を含み、以下総称して「ご本人様」といいます）の個人情報が、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます）並びに個人の人格尊重（プライバシー保護）の理念の下に適正かつ慎重に取り扱われるべきものであり、法令遵守のみならず、個人の権利利益と密接に関わるものであるという認識に基づき、個人情報の取扱に際して以下の事項を誓約させていただきます。

• 個人情報保護法、同法についての経済産業分野におけるガイドライン、個人情報保護に関する個人情報保護マネジメントシステムの要求事項（JISQ15001：2006）、その他の関係法令・規範、及び当社の個人情報保護マネジメントシステムを遵守するとともに、一般に公正妥当と認められる個人情報の取扱いに関する慣行に準拠し、適切に取扱います。また、継続的に個人情報保護マネジメントシステムの是正に努めます。
• 個人情報の取扱いに関する規程を明確にし、役員、従業員等の当社業務従事者（以下「従業員等」といいます）に周知徹底します。また、取引先等に対しても適切に個人情報を取扱うように要請します。
• 個人情報の取得、利用及び提供に際しては、利用目的を特定して通知または公表し、もしくは同意を得た上で、その利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取り扱い（目的外利用）を行わないよう、個人情報を取り扱うための措置を講じます。
• 個人情報を取扱うに当たっては、原則として利用目的に必要な範囲内で保存期間を定め適切に管理いたします。
• 個人情報への不正アクセス、個人情報の漏洩、破壊、紛失、改ざん等を防止並びに是正するため、必要な対策を講じて適切な安全管理を行うとともに、継続的な改善に努めます。
• 保有する個人情報について、ご本人様からの開示、訂正、削除、利用停止の依頼を所定の窓口でお受けして、誠意をもって対応します。又、個人情報についてのご本人様からの苦情、若しくは相談についても、専用の窓口を設け誠意を持って対応します。

事業の内容及び規模を考慮した適切な個人情報の取扱いに関すること

当社は、当社が遂行する各事業において必要となる個人情報を取得しますが、これらの個人情報は下記の目的で利用させていただきます。 また、当社は、業務を円滑に進めるため、業務の一部を委託し、業務委託先に対して必要な範囲内で個人情報を提供することがありますが、この場合、当社は当該委託先との間で個人情報の取扱いに関する契約の締結をはじめ、適切な監督を実施します。

(1) 利用目的

• 個人情報を取扱うOA機器販売事業、コールセンター事業、SHOP事業、インターネット事業（以下「当社事業※」といいます。）における商品・サービスの提供
• 前号に関するアフターサービスの提供
• 当社事業その他に関する各種料金の請求収納及び債権保全
• 当社事業に関する新商品・新サービスの検討、開発
• 前号の新商品・サービスに関する情報のご案内
• 当社事業における営業・勧誘方法の研修及び適正化のための従業員教育
• 当社事業に関する市場調査その他の調査研究
• 懸賞及びキャンペーン等の実施
• 経営分析のための統計数値作成及び分析結果の利用
• 個人情報保護法に基づく開示請求等への対応、並びに個人情報の取扱いに関する監視及び監査
• CSR（企業の社会的責任）に関する活動
• 取引先との契約関係の管理
• 株主の管理：会社法に基づく権利の行使・義務の履行のため株主としての地位に対し、当社から各種便宜を供与するため、株主と当社の関係の中でも、社団の構成員と社団という観点から双方の関係を円滑にするための各種の方策を実施するため、各種法令に基づく所定の基準による株主のデータを作成する等
• 従業員等の雇用（採用を含みます。）及び人事管理
• 従業員等の福利厚生（従業員持株会、福利厚生会等の案内及び運営管理を含みます。）
• 施設及び機器の管理
• 下記(2)記載の共同利用
• その他、前各号に係る業務の遂行上必要な範囲

※当社事業の内容

• OA機器販売事業：複合機・FAX・PC等オフィス向け事務機器、事務用品の販売及び取次
• インターネット事業：レンタルサーバー、モバイルコンテンツサービス、ポータルサイト運営

(2) 共同利用

• 当社は、従業員等の氏名、生年月日、性別、顔写真、家族、所属、教育研修、技能、資格、評価、職歴、学歴、キャリアプラン及び連絡先等の雇用管理に関する個人情報を、雇用、人事管理及び志気向上を目的として、アドバンスサポートグループの間で共同利用します。なお、当該個人情報の管理について責任を有する者は、当社です。
• 当社は、従業員等の福利厚生（従業員持株会、福利厚生会の案内及び管理運営等を含みます。）のために、前号の個人情報をアドバンスサポートグループとりわけ従業員等の福利厚生等のサービス提供を行う株式会社ベストパートナーとの間で共同利用します。なお、当該個人情報の管理について責任を有する者は、当社です。

第三者への開示・提供

当社は、本方針に記載した業務委託先等への提供の場合及び以下の何れかに該当する場合を除き、個人情報を第三者へ開示または提供致しません。

• ご本人様の同意がある場合
• 統計データなどご本人様を識別することができない状態で開示・提供する場合
• 法令に基づき開示・提供を求められた場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難である場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進の為に必要がある場合があってご本人様の同意を得る事が困難である場合
• 国または地方公共団体等が公的な事務を実施するうえで、協力する必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

開示の手続

当社の保有個人データに関して、ご本人様がご自身の情報の開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下「開示等」といいます）をご希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人であることを確認したうえで、合理的な期間及び範囲で、原則として書面により回答します。 なお、下記の何れかに該当する場合にはこれらのご請求に応じられません。

• 当該個人情報の存否が明らかになることによって、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれのあるもの
• 当該個人情報の存否が明らかになることによって、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれのあるもの
• 当該個人情報の存否が明らかになることによって、国の安全が害される恐れ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのあるもの
• 当該個人情報の存否が明らかになることによって、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのあるもの

開示等の受付方法・窓口

当社の保有個人データに関する、上記４．のお申し出及びその他の個人情報に関するお問合せは、以下の方法にて受け付けます。なお、この受付方法によらない開示等の求めには応じられない場合がありますので、ご了承ください。

開示対象個人情報について

当社で取り扱う開示対象個人情報について、以下の通り取扱い管理を実施いたします。

開示対象個人情報の利用目的

当社が、継続して保有管理する開示対象個人情報は、以下の利用目的で取扱います。

開示対象個人情報の利用目的

当社が保有管理する「開示対象個人情報」の開示等に関する申請等の手続きを、以下の通り取扱います。

受付手続き

下記の宛先に電話でお申込ください。 受付手続についての詳細は、お申し出いただいた際にご案内申し上げます。 下記の窓口及び方法によりご本人様（または代理人）であることの確認をしたうえで、原則として書面により回答いたします。また、お申し出内容によっては、当社所定の申込書面をご提出いただく場合があります。

≪受付の方法・窓口≫
お客様、その他の方の窓口

受付時間はいずれの窓口につきましても平日※の午前9時から午後5時までとさせていただきます。
※土日祝祭日及び8月11日～8月17日、12月28日～1月4日を除きます。

≪本人確認の方法≫
ご本人様からのお申込の場合、ご本人であることの確認のために、以下の情報をご提出いただきます。

なお、ご提出いただいた証明書類等につきましては返却いたしません。

手数料

開示等の求めに対し、郵送の方法により回答した場合は、１件につき430円（郵送・簡易書留代）をご負担いただきます。申込書類に430円分の郵便切手を同封ください。なお、過分に頂いた場合、差額は返却いたしませんのでご了承ください。

附則

この個人情報保護方針は、2010年1月1日から施行します。なお、法令・各種ガイドライン等の制定や変更等に伴い、この個人情報保護方針を変更することがあります。方針の変更につきましては当社ホームページ上において公表いたします。

株式会社 アドバンスサポート

≪個人情報取扱い窓口≫　2010年1月1日から開設